Mit der bundesweiten statistischen Erhebung und Auswertung von Museumsdaten erfüllt das Instituts für Museumsforschung seit vier Jahrzehnten Aufgaben für das Museumswesen auf nationaler Ebene.
Seit 1981 führt das IfM jährliche statistische Erhebungen an allen deutschen Museen und seit 1988 auch an Ausstellungshäusern durch. Neben den Besuchszahlen werden kontinuierlich Angaben zu Öffnungszeiten, Eintrittspreisen und Sonderausstellungen erhoben. Seit 1989 werden die Standardfragen durch jährlich wechselnde Fragenkomplexe ergänzt, zum Beispiel zur Veränderung der Dauerausstellung, zur Öffentlichkeitsarbeit, zum Stand der Digitalisierung, zu Sammlungen und Sammlungsstrategien u.v.m. Viele der Fragenkomplexe werden in mehrjährigem Abstand wiederholt, sodass für eine ganze Reihe dieser Fragen Vergleichsdaten vorliegen. Der Vergleichszeitraum von Daten aus nunmehr 40 Jahren ist deutschlandweit und international einzigartig für die Museumslandschaft.
In der Reihe „Zahlen & Materialien aus dem Institut für Museumsforschung“ wird jedes Jahr die Auswertung der statistischen Gesamterhebung nach bestimmten Strukturmerkmalen der Museumlandschaft (Museumsarten, Bundesländer, Trägerschaften, Größenklassen etc.) veröffentlicht. Als Open Access Publikation stellt sie den teilnehmenden Museen und Ausstellungshäusern, aber auch Museumsträgern, Museumsverbänden und Kulturbehörden statistisch zuverlässige museumsrelevante Daten zur Verfügung.
Seit 2018 erscheint außerdem eine infografisch aufbereitete Publikation der wichtigsten statistischen Befunde in der Reihe „Sonderhefte der Zahlen und Materialien“. Mit seiner typisch quadratischen Optik ist „Ausgerechnet: Museum“ sowohl als pdf zum download als auch gedruckt erhältlich.
Die Ergebnisse der Befragungen des Instituts für Museumsforschung werden jährlich in die amtliche Statistik des Statistischen Bundesamtes übernommen und im Statistischen Jahrbuch der Bundesrepublik Deutschland veröffentlicht. Das IfM führt in Verbindung mit der Erhebung ein Gesamtverzeichnis aller Museen und Ausstellungshäuser in Deutschland, das kontinuierlich gepflegt und erweitert wird. Umfasste diese Datenbank 1981 Angaben zu 2.247 Museen, waren es 2020 bereits 7.120 Museen und 528 Ausstellungshäuser. Das Institut für Museumsforschung vergibt in Absprache mit der nationalen ISIL-Agentur die sog. MUS-ISIL. Jedes Museum, das allen Kriterien entspricht, wird mit diesem stable identifier eindeutig und international anerkannt als Museum oder Sammlung gekennzeichnet.
Mit 40 Jahren Gesamterhebung der Museen und Ausstellungshäuser in Deutschland liegt ein Datenschatz vor, der interpretative Begleitforschung von hoher Qualität ermöglicht. Die jährlichen Ergebnisse werden durchweitergehende statistische Analysen ergänzt, wie etwa zu den Themen Bildung und Vermittlung, Digitalisierung, Erhebung von Eintritten, Sicherheit im Museum. Regionale Aufschlüsselungen werden regelmäßig als Dienstleistung für statistische Landesämter und regionale Einrichtungen des Museumswesens erarbeitet.
Im europäischen Arbeitskreis EGMUS arbeitet das IfM auf eine Harmonisierung der nationalen Statistiken hin, um so nach und nach eine bessere Vergleichbarkeit nationaler Museumsstatistiken zu erreichen.