Dokumentation ist eine Kernaufgabe der Museumsarbeit. Sie schafft die Übersicht über die in den Sammlungen befindlichen Objekte, macht die einzelnen Objekte nutzbar und unter verschiedensten Aspekten findbar. Hierzu gibt es eine Reihe von Verfahren, die bekannt sein und immer wieder vermittelt werden müssen (vom Eingangsbuch über Karteikarten und Akten bis hin zur Datenbank).
Das Institut für Museumsforschung gibt eine Übersicht über Verfahrensweisen und Hilfsmittel (Bücher, Software und so weiter) und kommuniziert diese aktiv. Dies geschieht im Zusammenwirken mit Dokumentationsfachverbänden (DGI, VDA FG 7 und anderen) und regionalen Museumsbetreuungsstellen und -verbänden. Die Fachgruppe Dokumentation des Deutschen Museumsbundes und das Institut für Museumsforschung organisieren in jedem Jahr im Oktober gemeinsam eine Fachtagung zur Dokumentation. Das Institut für Museumsforschung veröffentlicht Schriften zur Museumsdokumentation, nimmt Lehraufgaben wahr, wirkt durch Vorträge und sammelt Literatur zur Dokumentation in seiner Fachbibliothek.
Für die Museumsdokumentation ebenso wie für die dabei entwickelten Standards entscheidend wichtig ist das (Fach-)Vokabular, das bei der Objektbeschreibung verwendet wird. Das Institut für Museumsforschung initiiert entsprechende Diskussionen und unterstützt laufende Bemühungen um Vereinheitlichung. Eine Plattform zur bundesweiten Nutzbarkeit solches museumsrelevanten Wortgutes unter Mitwirkung des Instituts für Museumsforschung ist www.museumsvokabular.de. Ebenso beteiligt sich das Institut für Museumsforschung an der weiteren Ausarbeitung der auf dieser Website verfügbaren "Oberbegriffsdatei". Für die universelle Nutzbarkeit des Fachvokabulars und breit gestreute Treffer bei der Suche spielt die Mehrsprachigkeit des Vokabulars eine große Rolle. Durch das Institut für Museumsforschung wird deshalb die Erstellung einer deutschsprachigen Version des international eingeführten "Art and Architecture Thesaurus (AAT)" koordiniert.
Die Museumsdokumentation schafft die Grundlage für eine – insbesondere durch die digitale Datenhaltung mögliche – enge Kooperation und Vernetzung zwischen Museen, Archiven und Bibliotheken. Das Institut für Museumsforschung wirkt daran intensiv mit. Eine Reihe von Technologien ist gemeinsam nutzbar, die gegenseitige Ergänzung und gemeinsame Recherchierbarkeit von Datenbeständen schafft deutliche Vorteile für die tägliche Museumsarbeit, für Wissenschaft und das allgemeine Publikum.
Um einen möglichst breiten Zugang zu Museumsobjekten zu ermöglichen, unterstützt das Institut für Museumsforschung die Beteiligung deutscher Museen an den verschiedenen, im Aufbau befindlichen Portalen, insbesondere die im Aufbau befindlichen Portale "Europeana" als das zentrale Zugangsportal für digitalisierte Bestände aus Museen, Bibliotheken und Archiven aus Europa und "Deutsche Digitale Bibliothek".