Die Erwerbungsbücher werden derzeit gesichtet, digitalisiert und kontinuierlich zugänglich gemacht.

Obgleich die Gemäldegalerie bereits 1830 eröffnete und der damalige Direktor Gustav F. Waagen einen umfassenden Sammlungskatalog der ausgestellten Werke vorlegte, begann die juristisch relevante Inventarisierung der Sammlungsbestände erst drei Jahre später 1833. Waagen ordnete sein Verzeichnis von 1830 kunsthistorisch nach Malerschulen (I-III). Das Nummerierungssystem der Gemälde folgte dieser Ordnung, sodass den Werken eine römische Zahl und eine arabische, fortlaufende Zahl zugeordnet war (I.134). Diese 1830 von Waagen eingeführte Nummerierung wurde 1833 für das erste Inventar übernommen. Mit dem Erscheinen der achten Auflage von Waagens Sammlungskatalog 1845 erfolgte die Umstellung auf eine schulunabhängige, durchgängige Zählung (arabische Nummerierung) der Bestände. Um 1884 wurde ein neues, zweites Inventar angelegt, das von Waagens „Kat.Nrn.“ ausgeht, jedoch auch spätere Erwerbungen in die Reihenfolge einfügt. Diese Nummern wurden „neue Inv.Nrn.“ genannt, die von 1833 als „alte Inv.Nr.“ bezeichnet. Die Daten zu den Objekten wurden auf einzelnen Inventarkarten festgehalten. Trotz der Inventare setzten sich die „Kat.Nr.“ in der Berliner Gemäldegalerie als maßgebliche Identifikationsnummern der Gemälde durch. In der gesamten Forschungsliteratur wird bis heute die Angabe „Kat.Nr.“ verwendet, nie die Inventarnummer.

Die fortlaufenden Inventare I –V der Gemäldegalerie umfassen den Zeitraum von 1833 bis 1944 (1833-1886, 1886-1890, 1872-1895, 1896-1924, 1924-1944). Zusätzlich erfolgten Nachinventarisierungen. Zudem legte man 1936-1943 das sogenannte „Nebeninventar“ (B-Inv.) an, in dem alter, aus verschiedenen Gründen bis dahin nicht inventarisierter Bestand, Überweisungen vom Preußischen Staat, ehemaliger Besitz von Logen etc. aufgenommen und nachinventarisiert wurden.

1894 erfolgte die Überweisung des Hauptbestands der Miniaturen aus dem Kupferstichkabinett. Im selben Jahr wurde ein eigenes Erwerbungsbuch für Miniaturen angelegt. Nachdem ein Teil dieses Bestandes aussortiert und 1907 versteigert worden war, übertrug man den verbliebenen Bestand in ein neu angelegtes Inventarbuch der Miniaturen.

1938 wurde das alte handschriftliche Inventar, das Nebeninventar sowie das Miniatureninventar transkribiert und maschinenschriftlich festgehalten. Diese Übertragung stellte sich für die Gemäldegalerie als überaus glücklich dar, wurden im Zweiten Weltkrieg doch fast alle originalen Inventare des Bestandes vernichtet.

Nach dem Zweiten Weltkrieg und mit der Teilung der Sammlung in die Standorte Ost (Bode-Museum, Museumsinsel) und West (Gemäldegalerie Dahlem) wurden jeweils neue Erwerbungsbücher angelegt und fortlaufend geführt, im Bode-Museum von 1952 bis 1997, in Dahlem ab 1950. Nur das Dahlemer Inventarbuch wurde nach der Wiedervereinigung der beiden Sammlungen 1998 als gemeinsames Erwerbungsbuch weitergeführt. Seine Fortsetzung erfolgte in einem 2009 angelegten, derzeit noch gültigen Zugangsverzeichnis.

Neben den Bildern besitzt die Gemäldegalerie auch einen großen Bestand an Rahmen, der ab 1950 zunächst nur in Dahlem systematisch in Inventarbüchern erfasst, dann aber nach der Wiedervereinigung weitergeführt und um Altbestände erweitert wurde, so dass heute insgesamt drei Erwerbungsbücher zu den Rahmen vorliegen (1950-58, 1959-90, 1991-93)

1897 gründete sich der Kaiser Friedrich Museumsverein als einer der ersten Freundeskreise staatlicher Kunstmuseen in Deutschland. Der Verein erwarb im Laufe seines 125-jährigen Bestehens etwa 300 Kunstwerke, welche der Gemäldegalerie und der Skulpturensammlung als Leihgaben dauerhaft zur Verfügung stehen. Die Erwerbungen des Kaiser Friedrich Museumsverein wurden in zwei Inventarbüchern des Vereins fortlaufend erfasst.

Literatur

G. F. Waagen, Verzeichnis der Gemälde-Sammlung des Königlichen Museums zu Berlin, Berlin im Juli 1830 (1. Auflage). Reprint (Berlin 1998) mit Anmerkungen und Konkordanz von Rainer Michaelis.