Für die Provenienzforschung, die Funddokumentation und die Bestandserschließung stellen die Erwerbungsbücher dennoch eine wichtige, wenn nicht die zentrale Primärquelle dar. Die digitale Verfügbarmachung erleichtert die gemeinsame Auswertung der Informationen aus den verschiedenen transdisziplinären Perspektiven, und sie unterstützt vor allem die aktive Beteiligung des oft lokalen Wissens an der Klärung historischer Erwerbungsverläufe. Mit der Online-Publikation öffnet sich ein Fenster in die Museen hinein, das den Wissenszugang der Bürgergesellschaft erweitert und im Sinne der Citizen Science neue Fragen zu einem umfassenderen Verständnis der Zugangsstrategien und der Erwerbungspolitik der Sammlungen aufwerfen kann.

Die öffentliche Verfügbarmachung der Erwerbungsbücher im Rahmen einer fortlaufenden Online-Publikation leistet einen konkreten Beitrag zur Auffindung und Rückgabe NS-verfolgungsbedingt entzogenen Kulturgutes nach dem Washingtoner Abkommen. Zugleich unterstützt diese den Auftrag zur Aufarbeitung der kolonialen Kontexte, die sich heute oft nur schwer rekonstruierbar hinter und zwischen den scheinbar nüchternen Zugangsdaten der Erwerbungsbücher entfalten. Der Anspruch auf Kooperation und fairen Dialog zwischen den Sammlungen und den Herkunftsgesellschaften wird durch die Öffnung der Archive und den transparenten Umgang mit den Quellen gestützt werden.

Das Angebot zum Download nahezu unkommentierter Scans der Erwerbungsbücher im PDF-Format versteht sich als „Advance Publishing“. Es ist ein erster Schritt, der das Anliegen wissenschaftlicher Communities an einer möglichst schnellen und umfassenden Bereitstellung der Dokumente respektiert. Um die Lesbarkeit und die Auswertung der darin enthaltenen Informationen gegenüber der Öffentlichkeit zu erleichtern und die Quellen insbesondere gegenüber der nicht deutschsprachigen Öffentlichkeit zu öffnen, sind weitere Bearbeitungsschritte notwendig. Dazu zählen der teilautomatisierte Aufbau von Registern sowie eine Schnittstelle zum Online-Katalog der digitalen Bestandsverzeichnisse der Staatlichen Museen zu Berlin. Die Transkription der handschriftlichen Einträge über eine automatisierte Texterkennung (OCR) und die Übersetzung in weitere Sprachen könnten die Zugänglichkeit verbessern, liegen jedoch nicht im Rahmen der aktuell verfügbaren technischen Ressourcen.

Das Projekt „Provenienz und Bestand. Online Publikation der Erwerbungsbücher der Staatlichen Museen zu Berlin“ stellt den historischen Gesamtbestand von mehr als 1.000 Bänden bereit. Einschränkungen erfährt die Publikation nur durch die Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Ansprüche Dritter, mit denen im Falle des Ankaufs oder der Schenkung eines Sammlungsobjekts im Einzelfall zu rechnen ist. Textschwärzungen schieben sich aus diesem Grund vor die Publikation personenbezogener Daten aus Zugangszeiträumen nach dem Jahr 1950.