Museumsdokumentation

Dokumentation ist eine Kernaufgabe der Museumsarbeit. Sie schafft die Übersicht über größere Mengen von Objekten, macht die einzelnen Objekte nutzbar und unter verschiedensten Aspekten findbar. Hierzu gibt es eine Reihe von Verfahren, die bekannt sein und immer wieder vermittelt werden müssen (vom Eingangsbuch über Karteikarten und Akten bis hin zur Datenbank).

Die Aufgabe des IfM ist eine Übersicht über Verfahrensweisen und Hilfsmittel (Bücher, Software, …) zu erstellen und aktiv zu kommunizieren. Dies geschieht in Zusammenwirken mit Dokumentationsfachverbänden (DGI, VDA FG 7, ...) und regionalen Museumsbetreuungsstellen und –verbänden. Die Fachgruppe Dokumentation des DMB und das IfM organisieren in jedem Jahr im Oktober gemeinsam eine Fachtagung zur Dokumentation. Das IfM veröffentlicht Schriften zur Museumsdokumentation, nimmt Lehraufgaben wahr, wirkt durch Vorträge und sammelt Literatur zur Dokumentation in seiner Fachbibliothek. Auch die Mitwirkung an der Schaffung und vor allem der breit gestreuten Propagierung von Standards in der Dokumentation und Online-Publikation von Museumsobjekt-Informationen ist für das IfM eine wesentliche Aufgabe.

Zu diesen Standards gehört beispielsweise das Harvesting-Format "LIDO", das ausgewählte Daten aus Museumsdatenbanken auszutauschen und z.B. an Internet-Portale weiterzugeben erlaubt.

Für die Museumsdokumentation ebenso wie für die dabei entwickelten Standards entscheidend wichtig ist das (Fach-)Vokabular, das bei der Objektbeschreibung verwendet wird. Das IfM initiiert entsprechende Diskussionen und unterstützt laufende Bemühungen um Vereinheitlichung. Eine Plattform zur bundesweiten Nutzbarkeit solchen museumsrelevanten Wortgutes unter Mitwirkung des IfM ist www.museumsvokabular.de . Ebenso beteiligt sich das IfM an der weiteren Ausarbeitung der auf dieser Webseite verfügbaren "Oberbegriffsdatei". Für die universelle Nutzbarkeit des Fachvokabulars und breitgestreute Treffer bei der Suche spielt die Mehrsprachigkeit des Vokabulars eine große Rolle. Durch das IfM wird deshalb die Erstellung einer deutschsprachigen Version des international eingeführten "Art and Architecture Thesaurus (AAT)" koordiniert.

Die Museumsdokumentation schafft die Grundlage für eine – insbesondere durch die digitale Datenhaltung mögliche - enge Kooperation und Vernetzung zwischen Museen, Archiven und Bibliotheken. Das IfM wirkt daran intensiv mit. Eine Reihe von Technologien ist gemeinsam nutzbar, die gegenseitige Ergänzung und gemeinsame Recherchierbarkeit von Datenbeständen schafft deutliche Vorteile für die tägliche Museumsarbeit, für Wissenschaft und das allgemeine Publikum.